Bạn gửi CV xin việc nhưng không viết gì trong thân email (Body email)? Bạn xin nghỉ học nhưng viết như đang chat Facebook với bạn bè? Đó là cách nhanh nhất để bị đánh giá là “thiếu chuyên nghiệp”.

Nhưng viết sao cho hay, cho trang trọng (Formal) thì không ai dạy. Đừng lo, hãy để ChatGPT hoặc Gemini làm “Thư Ký Riêng”, giúp bạn biến những ý tưởng lủng củng thành một văn bản hành chính chuẩn mực chỉ trong vài giây.

Để AI viết đúng giọng văn bạn cần, hãy cung cấp đủ 3 yếu tố: [Người nhận] – [Mục đích] – [Các ý chính].

Prompt:
Giúp tôi soạn email gửi Giảng viên môn Marketing.
Mục đích: Xin nộp bài tập lớn trễ 2 ngày.
Lý do: Tôi bị ốm sốt virus (có giấy bệnh viện).
Cam kết: Sẽ nộp bản hoàn chỉnh vào thứ 6 tuần này.
Yêu cầu: Giọng văn hối lỗi, chân thành và tôn trọng.

Prompt:
Giúp tôi soạn email gửi Bộ phận Tuyển dụng (HR) công ty X.
Mục đích: Ứng tuyển vị trí Thực tập sinh Content Marketing.
Nội dung:
- Tôi biết tin tuyển dụng qua TopCV.
- Tôi là sinh viên năm 3, có kinh nghiệm viết lách cho CLB trường.
- Đính kèm CV và Portfolio ở file bên dưới.
Yêu cầu: Chuyên nghiệp, thể hiện sự nhiệt huyết nhưng không sến.

AI thường hay dịch từ tiếng Anh sang nên đôi khi dùng từ rất “robot” (ví dụ: “Tôi viết thư này để…” hay “Hy vọng email này tìm thấy bạn khỏe mạnh”).

Cách khắc phục:

1. Ra lệnh sửa giọng: Sau khi AI viết xong, nếu thấy sượng, hãy chat thêm: “Viết lại tự nhiên hơn, dùng từ ngữ thông dụng của người Việt.”
2. Tự sửa lỗi cuối:
   • Thay “Thân mến” bằng “Kính gửi” (nếu gửi thầy cô/sếp lớn).
   • Xóa các câu rườm rà như “Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe”.

Không chỉ email, bạn có thể nhờ AI soạn các loại đơn từ phức tạp như:

• Đơn xin phúc khảo điểm thi.
• Đơn xin bảo lưu kết quả học tập.
• Biên bản cuộc họp nhóm (Meeting Minutes).

Chỉ cần ném các thông tin thô vào, AI sẽ tự dàn trang theo chuẩn: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM…